通过单元格区域创建下拉列表

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若要使数据输入更容易,或将输入限制到您定义的某些项,则可以创建一个从工作簿其他位置的单元格进行编译的有效条目构成的下拉列表。创建单元格的下拉列表时,它将在该单元格上显示一个箭头。若要在该单元格中输入信息,请单击箭头,然后单击所需的条目。

若要从单元格区域创建下拉列表,请使用“数据”选项卡的“数据工具”组中的“数据有效性”命令。

  1. 若要为下拉列表创建有效条目列表,请在没有空白单元格的单个列或行中键入条目。例如:
  A
1 销售额
2 财务部
3 研发部
4 后勤部
  1.  注释   可能需要将数据按希望它出现在下拉列表中的顺序进行排序。
  2. 如果要使用另一个工作表,请在该工作表中键入列表,然后为列表定义一个名称

隐藏如何定义名称

  1. 选中要命名的单元格、单元格区域或非相邻选定区域
  2. 单击编辑栏左端的“名称”框。

“名称”框

  1. 键入单元格的名称,例如 ValidDepts
  2. 按 Enter。

 注释   当正在更改单元格的内容时,不能为单元格命名。

  1. 选择想显示下拉列表的单元格。
  2. “数据”选项卡上的“数据工具”组中,单击“数据有效性”

Excel 功能区图像

将显示“数据有效性”对话框。

  1. 单击“设置”选项卡。
  2. “允许”下拉列表框中,单击“序列”
  3. 若要指定有效条目列表的位置,请执行下列操作之一:
  • 如果列表在当前工作表中,请在“来源”框中输入对列表的引用。
  • 如果列表在不同的工作表中,请在“来源”框中输入您为该列表定义的名称。

在这两种情况下,请确保引用或名称的前面是等号 (=)。例如,输入 =ValidDepts

  1. 确保选中“提供下拉箭头”复选框。
  2. 若要指定是否可以将单元格留空,请选中或清除“忽略空值”复选框。
  3. 还可以选择在单击该单元格时显示一条输入消息。

隐藏如何显示输入信息

  1. 单击“输入信息”选项卡。
  2. 确保选中“选定单元格时显示输入信息”复选框。
  3. 键入消息的标题和文本(最多 225 个字符)。
  1. 指定输入无效数据时希望 Microsoft Office Excel 如何进行响应。

隐藏如何指定对无效数据的响应

  1. 单击“出错警告”选项卡,确保选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。
  2. 请在“样式”框中选择下列选项之一:
    • 若要显示可输入无效数据的信息,请单击“信息”
    • 若要显示警告信息,但仍可输入无效数据,请单击“警告”
    • 若要阻止输入无效数据,请单击“停止”
  3. 键入消息的标题和文本(最多 225 个字符)。

 注释   如果没有输入标题或文本,则标题的默认内容是“Microsoft Excel”,消息的默认内容是:“输入值非法。其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

 注释 

  • 下拉列表的宽度由具有数据有效性的单元格的宽度来确定。您可能需要调整该单元格的宽度,以防将宽于下拉列表宽度的有效输入部分截断。
  • 下拉列表中可以包含的最大条目数是 32,767。
  • 如果有效性列表在另一个工作表上,并且要防止用户看到它或进行更改,请考虑隐藏并保护该工作表。

本文引用地址:

http://office.microsoft.com/zh-cn/excel-help/HP010072599.aspx

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